Prosedur
Pengujian Kesesuaian Fungsi Produk Barang/Jasa
Memahami
definisi manajemen operasi memungkinkan untuk mengetahui secara umum apa yang
beroperasi dalam suatu organisasi. Ada beberapa fungsi dari manajemen operasi
(Heizer dan Render, 2011:38) dibagi menjadi empat fungsi, yaitu:
- Manajemen operasi adalah tiga fungsi utama dari setiap organisasi, dan secara integral terkait dengan semua fungsi bisnis lainnya. Bagaimana orang mengorganisir diri untuk usaha produktif.
- Untuk
mengetahui bagaimana barang dan jasa yang dihasilkan.
- Untuk
memahami apa yang manajer operasi dilakukan.
- Operasi
manajemen adalah suatu bagian mahal dari sebuah organisasi. Hal ini juga
memberikan kesempatan besar bagi sebuah
organisasi untuk mengingatkan profitabilitas dan meningkatkan layanan kepada
masyarakat.
Jadi,
operasi telah didefinisikan sebagai sistem transformasi atau proses yang
mengubah input menjadi output. Ketika proses transformasi yang terjadi, ada
nilai yang dimassukkan. Nilai mengambil bentuk sebagai output barang atau jasa.
Manajemen operassi ini juga sangat membantu bagi para manajer untuk memahami
pentingnya kegiatan operasi yang efektif dari suatu organisasi.
Manajemen
Kualitas
Dalam
kehidupan pasar, kualitas dapat ditentukan oleh pelanggan karena produk yang
ada diciptakan untuk pelanggan. Untuk meraih kkualitas tersebut perlu
diterapkan suatu manajemen kualitas. Menurut ISO 8402 (Quality Vocabulary) Mendefinisikan manajemen kualitas sebagai semua
aktivitas dari fungsi manajemen secara keseluruhan yang mmenentukan kebijaksanaan
kualitas, tujuan dan tanggung jawab serta mengimplementasikannya melalui
alat-alat sebagai berikut;
1. Perencanaan
kualitas (Quality Planning). Perencanaan
adalah penetapan dan pengembangan tujuan dan kebutuhan untuk kualitas serta
penerapan sistem kualitas.
2. Pengendalian
kualitas(Quality Control).
Pengendalian kkualitas adalah teknik dan aktivitas operasional yang digunakan
untuk memenuhi persyaratan kualitas.
3. Jaminan
kualitas (Quality Assurance). Jaminan
kualitas adalah semua tindakan terencana dan sistematis yang diimplementasikan
dan didemonstrasikan untuk memberikan kepercayaan yang cukup bahwa produk akan
memuaskan kebutuhan untuk kualitas tertentu.
4. Peningkatan
kualitas (Quality Improvement).
Peningkatan kualitas adalah tindakan-tindakan yang diambil untuk meningkatkan
nilai produk pelanggan melalui peningkatan efektivitas dan efisiensi dari
proses dan aktivitas melalui struktur organisasi.
Jadi
sistem manajemen kualitass ini berfokus pada konsistensi dari setiap proses
kerja yang ada untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Dalam menciptakan
sebuah sistem manajemen yang berkualitas dibutuhkan sebuah tahapan-tahapan
proses yang harus dilakukan, hal tersebut dikenal sebagai PDCA (Plan-Do-Check-Act). Gaspersz (2012:35) PDCA dapat dijabarkan sebagai berikut;
1. Rencanakan
(Plan). Merupakan sebuah proses untuk
merencanakan suatu sistem manajemen kualitas. Dalam melakukan sebuah
perencanaan, harus mengandung konsep SMART (Specific,
Measurable, Achievable, Result-Oriented, Timely) yang artinya ketika
menetapkan tujuan-tujuan kualitas harus ditetapkan secara spesifik dan bukan
bersifat umum, dapat diukur, dapat dicapai, berorientasi pada pencapaian hasil
dan memiliki tolok ukur waktu untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Laksanakan
(Do). Setelah menentukan perencanaan
dari sebuah sistem, langkah berikutnya adalah menerapkan dan mengoperasikan
sistem menejemen kualitass tersebut dengan mengelola lingkungan kerja yang
diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk, menciptakan
struktur manajemen, menerapkan tanggung jawab dengan kewenangan yang memadai
yang artinya bahwa manajemen puncak harus menjamin bahwa tanggung jawab dan
wewenang didefinisikan dan dikomunikasikan dalam organisasi
3. Periksa
(Check). Berikutnya adalah melakukan
pemeriksaan pada proses sistem manajemen kualitas dengan melakukan pemantauan
dan pengukuran. Pengukuran yang dilakukan seperti terhadap kepuasan pelanggan
dengan melakukan survei atas kepuasan pelanggan, opini, persepsi pelanggan dan
sebagainya yang mencakup segala masukan terhadap kualitas menurut pandangan
konsumen. Hal yang diperiksa tidak hanya sebatas terhadap kualitas yang ada,
tetapi juga keada identifikasi penyebab ketidaksesuaian terhadap perencanaan
yang direncanakan untuk mengambil tindakan koperatif
4. Bertindak
(Act). Yang terakhir adalah melakukan
tindakan perbaikan atas segala ketidak sesuaian yang ada dan melakukan tindakan
korektif untuk memperbaiki atau meningkatkan sistem menejemen kualitas secara
terus menerus untuk mencegah pengulangan kembali tindakan ketidaksesuaian
tersebut. Tindakan perbaikan tersebut seperti melakukan peninjauan ulang
terhadap sistem manajemen kualitas.
|
|
|
|
Gambar 1. Alur Plan-Do-Check-Act
Sumber: (Heizer dan Render, 2015: 248)
Kualitass adalah istilah yang berarti hal-hal
yang berbeda untuk orang-orang yang berbeda. Kualitas sebagai keseluruhan fitur
dan karakteristik sebuah barang atau jasa yang menggunakan kemampuannya untuk
memenuhi kebutuhan yang tertulis atau tersirat. Mmendefinisikan ekspektasi
kualitass adalah penting untuk operasional yang efektif dan efisien. Kualitass
memerlukan pembangunan lingkungan manajemen kualitass total (TQM) karena
kualitas tidak dapat diinspeksi ke dalam sebuah produk. Secara umum kualitass
didefinisikan terhadap lima pendekatan utama yakni (Gesperz, 2012: 1-2);
1. Transcendent quality adalah
suatu kondisi ideal menuju keunggulan
2. Product-based quality adalah
suatu atribut produk yang memenuhi kualitas
3. User-based quality adalah
kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk (barang atau jasa)
4. Manufacturing-based
qualiity adalah kesesuaian terhadap persyaratan standar
5. Value-based quality adalah
derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.
Kualitas tersebut sudah mewakili lima sudut pandang atau pendekatan
kualitass yakni,
1. Kualitas sudut pandang keadaan yang sukar
untuk diukur atau bersifat abstrak dimana suatu kualitas diukur berdassarkan
kondisi yang sedang berlangsung dan terdapat standar-standar untuk pencapaian
kualitas
2. Kualitas
diukur menurut atribut-atribut dari produk itu sendiri seperti bentuk kemasan
dan sebagainya. Hal tersebut menjadi tolok ukur suatu barang berkualitas atau
tidak
3. Bagaimana
suatu barang digunakan atau kesesuaian penggunaan barang terkait dengan
penggunanya
4. Kesesuaian
proses produksi terhadap prosedur atau ketentuan-ketentuan dalam proses
produksi
5. Kesesuaian
harga dengan nilai suatu barang atau jasa yang diberikan.
Stevenson
dan chuong (2014:10) mengatakan, “Kualitas produk sering dinilai dalam enam
dimensi kualitas, sebagai berikut” :
1. Fitur khusus:
karakteristik tambahan
2. Kesesuaian:
seberapa baik suatu produk atau jasa sesuai dengan spesifikasi
3. Keandalan:
konsistensi kinerja
4. Ketahanan:
masa manfaat dari produk atau jasa
5. Persepsi
kualitas: evaluasi langsung kualitas(misalnya reputasi)
6. Kemampuan
pelayanan: penanganan keluhan atau perbaikan
Biaya
Kualitas
Prevention
Cost
Biaya
ini muncul untuk mencegah terjadinya kualitas buruk dalam proses produk atau
jasa yang dihassilkan. Ketika biaya pencegahan meningkat, maka diharapkan biaya
kegagalan akan menurun. (biaya untuk menjaga failure & appraisal cost
minimum). Contoh: perencanaan kualitas, review produk baru, pengendalian proses
untuk menentukan status proses, audit kualitas, evaluasi kualitas supplier,
training.
Appraisal Cost
Biaya ini muncul
untuk menentukan apakah produk atau jasa sesuai dengan kebutuhan pelanggan atau
spesifikasi mereka. Tujuan utama dari fungsi penilaian adalah menghindari
dikirimnya barang-barang yang tidak sesuai dengan kualitas kepada para
pelanggan. Contoh : inspeksi dan uji material, inspeksi & uji akhir, audit
kualitas produk, menjaga akurasi peralatan inspeksi evaluasi inventori (cek
degradasi).
Internal Failure Cost
Biaya ini timbul karena
produk dan jasa tidak sesuai dengan spesifikasi atau kebutuhan pelanggan. Ketidaksesuaian
ini di deteksi sebelum produk dan jasa dikirimkan ke pihak luar. Biaya-biaya
ini tidak akan ada jika tidak ada barang cacat. Contoh: sekrap, kerja ulang,
analisis kegagalan, sekrap & kerja ulang supplie, 100% sorting inspection,
kesalahan proses yang dapat dihindarkan inspeki & uji ulang dan
downgrading.
External Failure Cost
Biaya ini timbul
karena produk dan jasa gagal memenuhi persyaratan atau memenuhi kebutuhan
pelanggan setelah dikirim ke pelanggan. Dari semua biaya, kategori ini merupakan
biaya yang paling menghancurkan perusahaan. Seperti halnya biaya gagal
internal, biaya ini tidak akan timbul jika tidak ada barang cacat. Contoh :
biaya warranty, penyesuaian terhadap complain, material yang dikembalikan dan
allowances.
Pengendalian merupakan suatu proses dalam
mengarahkan sekumppulan variabel untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan sebelumnya. Dasar dari semua proses pengendalian adalah pemikiran
untuk mengarahkan suatu variabel atau sekumpulan variabel guna mencapai tujuan
tertentu. Variabel tersebut berupa manusia, mesin dan organisasi. Evans dan
Lindsay (2007:236) pengendalian diperlukan karena adanya 2 alasan, yaitu:
1. Pengendalian
merupakan dassar bagi manajemen kerja harian yang efektif bagi semua tingkatan
2. Perbaikan
angka panjang tidak dapat diterapkan pada suatu proses kecuali proses tersebut
terkendali dengan baik.
Suatu sistem pengendalian mempunyai 3 komponen (Evans dan Lindsay,
2007:236), yaitu;
1. Standar
atau tujuan
2. Cara
mengukur keberhasilan
3. Perbandingan
antara hasil sebenarnya dengan standar serta umpan balik guna membentuk dasar
untuk tindakan korektif.
Terdapat 4 langkah untuk melakukan pengendalian, yaitu;
1. Menentukan
standar (setting standard)
2. Menentukan
standar mutu biaya (cost quality)
3. Standar
mutu kerja (performance quality),
standar mutu keamanan (safety quality),
standar mutu keandalan (realibility
quality)yang diperlukan untuk suatu produk
4. Menilai
kesesuaian (appraising conformance).
Membandingkan kesesuaian dari produk yang
dibuat dengan standar yang telah ditetapkan. Bertindak bila perlu (acting when
necessary). Mengoreksi masalah dan penyebabnya melalui faktor-faktor yang
mempengaruhi kepuasan pelanggan. Merencanakan perbaikan (planning for
improvement). Merencanakan suatu upaya yang berlanjut untuk memperbaiki standar
biaya, kinerja, keamanan dan keandalan.
Pengendalian
Kualitas
Rusdiana (2014:221), pengendalian kualitas
adalah teknik dan aktivitas operasional yang digunakan untuk memenuhi
persyaratan kualitas. Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan
bahwa pengendalian kualitas adalah suatu teknik dan aktivitas atau tindakan
terencana yang dilakukan untuk mencapai, mempertahankan dan mengaitkan kualitas
suatu produk dan jasa agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan
dapat memenuhi kepuasan konsumen.
Perusahaan menghasilkan output untuk memenuhi
kebutuhan dan keinginan konsumen akan kepuasan, sehingga output yang dihasilkan
seharusnya dapat memuaskan konsumen. Oleh karena itu produk bisa diartikan
sebagai kepuasan yang ditawarkan produsen (perusahaan) kepada konsumen.
Untuk dapat mencapai maksud tersebut maka sudah
selayaknya perusahaan memfokuskan diri pada pengembangan keunggulan bersaing
melalui strategi bisnis, diantaranya pembedaan (differensiasi), biaya rendah
(kepemimpinan biaya), respon cepat (rapaid response) atau kombinasi diantara
kerja strategi tersebut. Suatu produk yang diciptakan baik berupa barang atau
jasa pada umumnya mengalami tahapan kehidupan produk (PLC = Produk
Life Cycle).