pEngembangan Organisasi

Organisasi sebagai alat dalam arti abstrak untuk merealisir, apa yang menjadi keputusan starategik yang ditetapkan, maka mau tidak harus mengikuti atas perubahan lingkungan yang digerakkan oleh kekuatan kepemimpinan untuk hidup dan bertahan dalam abad 21, oleh karena itu, organisasi sebagai alat dimanifestasikan terutama dalam hubungan dua faktor yang disebut dengan fleksibilitas disatu sisi dan disisi lain adalah dapat tidaknya dikontrol. Hal itu laksana perbedaan antara seorang bayi dan orang yang lebih tua. Bayi itu sangat fleksibel dan dapat memasukkan jari kakinya kedalam mulutnya, namun gerakan-gerakan dan perilakunya agak sulit dikontrol. Dengan meningkatnya usia kita akhirnya seseorang yang lebih tua juga akan kehilangan sifatnya yang dapat dikontrol. Jadi ukuran dan waktu bukanlah penyebab pertumbuhan dan menjadi tua seolah-olah perusahaan yang besar dengan tradisi yang lama disebut tua, sedangkan perusahaan yang kecil tanpa tradisi disebut muda. Muda berarti organisasi itu dapat berubah dengan relative mudah, tua berarti adanya perilaku yang dikontrol namun tidak fleksibel. Oleh karena itu, suatu organisasi dalam abad 21, haruslah dibangun sebagai organisasi yang memiliki sifat fleksibel dan mudah dikontrol, maka organisasi itu tidaklah terlalu muda atau terlalu tua, tahap ini dinamakan PRIMA dalam daur hidup organisasi. Organisasi dalam keadaan PRIMA, benar-benar diperlengkapi untuk menerima dan menanggapi perubahan yang cepat didalam pasar, teknologi, kompetisi dan kebutuhan pelanggan. Bertolak dari pemikiran bahwa kunci organisasi yang mampu mendukung daur hidup organisasi kedalam posisi PRIMA yang mampu diremajakan secara berkelanjutan terletak pada faktor fleksibilitas dan kontrol, oleh karena itu pemilihan model struktur organisasi sangat menentukan. Dalam pemilihan, walaupun suatu model struktur dibangun atas dasar prinsip-prinsip yang telah dipahami, menyangkut hal-hal yang terkait dengan 1) pembagian tugas ; 2) pendelegasian wewenang ; 3) disiplin ; 4) kesatuan perintah ; 5) Kesatuan arah ; 6) Rentangan pengawasan ; 7) Koordinasi ; 8) Jenjang organisasi ; 9) Sentralisasi ; 10) Inisiatif ; 11) Budaya. KEEFEKTIFAN DAN PENDEKATAN Untuk menerapkan pokok pikiran yang diungkapkan diatas, maka dijelaskan secara singkat yang terkait dengan : Keefektifan organisasi : Tidak ada satu difinisipun yang dapat merumuskan untuk mengungkapkan yang dimaksud dengan keefektifan organisasi. Oleh karena itu dalam teori organisasi memberikan jawaban lain terhadap pertanyaan “apa yang membuat organisasi effektif ?” Jawabannya adalah struktur organisasi yang tepat dimana didalamnya termasuk bahwa cara kita menempatkan orang serta pekerjaannya dan menetapkan peran serta hubungan mereka. Bertolak dari pikiran diatas, maka keefektifan organisasi akan didukung oleh kekuatan kebiasaan pikiran yang terkait dengan 1) Organisasi digerakkan oleh manusia dalam melaksanakan pekerjaan sejalan dengan sasaran dan rencana ; 2) Bentuk mengikuti fungsi ; 3) Keputusan dibuat dekat sumber informasi ; 4) Sistem penghargaan ; 5) Komunikasi horizontal dan vertical ; 6) Menghindari konflik individu dan atau kelompok ; 7) Membangun organisasi system terbuka ; 8) Organisasi berintraksi dengan lingkungan ; 9) Ada nilai kebersamaan yang didukung strategi manajemen ; 10) Kekuatan dalam umpan balik untuk individu dan kelompok sehingga mampu mendorong belajar. Pendekatan organisasi : Keyakinan bahwa keefektifan organisasi tidak dapat dirumuskan karena ada perbedaan pandangan, oleh karena itu, maka pemahamannya melalui suatu pendekatan yang sering diungkapkan dengan apa yang disebut : 1) Pendekatan pencapaian tujuan, menyatakan bahwa keefektifan sebuah organisasi harus dinilai dengan pencapaian tujuan ketimbang caranya. 2) Pendekatan sistim, bahwa organisasi terdiri sub bagian yang saling berhubungan, oleh karena itu dinilai berdasarkan kemampuannya untuk dan mempertahankan stabilitas dan keseimbangan. 3) Pendekatan stakeholders, dikatakan efektif apabila dapat memenuhi bagi pemilik adalah laba atau investasi, pertumbuhan penghasilan ; pegawai adalah kompensasi, tnjangan tambahan, kepuasaan pada kondisi kerja ; pelanggan adalah kepuasan terhadap harga, kualitas, pelayanan ; kreditur adalah kemampuan untuk membayar hutang. 4) Pendekatan nilai-nilai bersaing, bertitik tolak dengan assumsi terdapat apa yang disebut dengan fleksibilitas (mampu menyesuaikan diri dengan perubahan ; perolehan sumber (mampu meningkatkan dukungan dari luar dan memperluas jumlah tenaga kerja) ; perencanaan (tujuan jelas dan dipahami dengan benar) ; produktifitas (volume keluaran tinggi, rasio keluaran terhadap masukan tinggi) ; Ketersediaan informasi (saluran komunikasi membantu pemberian informasi kepada orang mengenai hal-hal yang mempengaruhi pekerjaan mereka) ; stabilitas (perasaan tenteram, kontinuitas, kegiatan berfungsi secara lancar) ; Tempat kerja yang kondusif (pegawai mempercayai, menghormati serta bekerja sama dengan yang lain) ; tenaga kerja terampil (pegawai memperoleh pelatihan, mempunyai keterampilan dan berkapasitas untuk melaksanakan pekerjaannya dengan baik) ILMU ORGANISASI DAN FAKTOR PENENTU Ilmu organisasi yang menjelaskan mengenai organisasi yang mengungkapkan macam, bentuk dan tipe organisasi dapat anda pelajari dari beberapa penulis yang banyak dapat kita ketemukan dan dipergunakan sebagai informasi. Dalam praktek yang perlu kita pahami adalah tiap teori dan dalam praktek tidak menjamin pilihan atas satu model yang tidak siap mengungkapkan dampak pengaruh perubahan yang rumit dan komplek sehingga prinsip-prinsip organisasi tidak dapat dijalankan secara konsisten karena ketidak mampuan memecahkan hal-hal yang terkait dengan kepentingan individu, kelompok dan organisasi. Dalam praktek, menurut bentuk yang banyak diterapkan, apa yang disebut dengan 1) Organisasi staff ; 2) Organisasi garis ; 3) Organisasi fungsional ; 4) Organisasi staff dan garis ; 5) Organisasi garis dan fungsional ; 6) Organisasi fungsional dan staff ; 7) Organisasi garis, fungsional dan staff ; 8) Organisasi panitia. Dari pengalaman juga memberikan gambaran bahwa bentuk organisasi tersebut diatas yang bersifat abstrak dan menjadi konkrit digerakkan oleh manusia tidak mampu menjamin dalam menyesuaikan dengan tuntutan perubahan. Kekuatan kebiasaan pikiran dalam mendorong tuntutan perubahan akan sjalan dengan kemampuan untuk memahami atas dimensi sebagai komponen dari struktur organisasi yang dapat diibaratkan sebuah kursi yang berkaki tiga dimana tanpa satu kaki, maka ia tidak berfungsi. Dalam hal ini dipahami apa yang disebut dengan : Pertama, disebut dengan Kompleksitas : Merujuk kepada tingkat diferensiasi yang terdapat dalam organisasi, maka terdapat tiga bentuk dengan karekteristik, apa yang disebut dengan: Pertama adalah Horizontal yang menunjukkan adanya diferensiasi dari unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang dilaksanakannya serta tingkat pendidikan dan pelatihannya ; Kedua adalah Vertical, merujuk kepada kedalam organisasi, berarti menunjukkan banyak atau sedikitnya tingkatan, jumlah tingkatan ditentang olh rentang kendali ; Ketiga adalah Spasial merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi berdasarkan geografis. Kedua, disebut dengan Formalisasi : Merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan dalam organisasi distandarisasi dalam bentuk peraturan, proseur, instruksi dan komunikasi tertulis, itu berarti seluruh aktivitas dituangkan dalam manual organisasi administrasi seperti manual akuntansi, personalia,, pemasaran, pembelian. Ketiga, disebut dengan Sentralisasi : Sentralisasi dinyatakan sebagai tingkat sejah mana kekuasaan formal dapat membuat kebijaksanaan-kebijaksanaan dikonsentrasikan pada individu, unit atau suatu tingkat. Tingkat kontrol yang dipunyai seseorang dalam seluruh proses keputusan melalui langkah-langkah sebagai berikut : 1) Mengumpul informasi sebagai dasar pengambilan keutusan ; 2) Memproses dan menginterprestasikan informasi sebagai dasar saran yang akan disampaikan ; 3) Membuat pilihan mengenai apa yang hendak dilakukan ; 4) Memberikan wewenang kepada orang lain mengenai apa yang hendak dilaksanakan ; 5) Melaksanakannya. Bila tingkat kontrol dapat dilakukan dengan cermat, maka kemungkinan proses pengambilan keputusan akan disentralisasikan. Ini berarti memberikan tanggapan yang cepat terhadap informasi yang baru, masukan yang lebih banyak, memotivasi para manajer untuk terlibat dalam pengambilan kputusan. Oleh karena itu, kebutuhan organisasi yang mampu membangun satu kekuatan yang mendorong daya kemauan setiap pemain dalam semua peran agar mampu memupuk kebiasaan kekuatan pikiran kedalam kebiasaan yang produktif, sehingga setiap pemain peran akan selalu siap menghadapi dari setiap perubahan. Jadi pada organisasi dalam skala kecil, menengah dan besar haruslah bermula dengan satu pemikiran dengan melihat masa lalu, masa kini dan juga dengan suatu pemikiran jauh melihat kedepan bahwa pemilihan yang terkait dengan macam, bentuk dan tipe organisasi menjadi suatu keputusan yang bersifat strategik, sehingga perlu mendalami hal-hal penentu yang terkait dalam membangun struktur yang bersifat fleksibel dan mudah dikontrol yaitu yang terkait dengan apa yang disebut strategi, besaran organisasi, teknologi, lingkungan dan pengendalian kekuasaan.